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货物买卖合同纠纷,应注意留存哪些证据?

陈明月律师2024.04.22356人阅读
导读:

卖方应注意留存的证据【结算凭证:如对账单】买卖双方都应在结算周期内进行对账或结算,固定双方债权债务,结算周期由交易双方根据具体情况确定,【催款记录】在经过对账之后,买方仍无法及时付款的,卖方可要求买方出具欠条,载明结欠货款的实际金额、欠款发生的时间段、付款的期限、逾期利息或者违约金等事项,由买方签字确认并留存买方的身份证复印件,一份完整的对账单或结算凭证应清楚的记载以下内容:日期,总金额及构成明细,买方负责人签名及公司盖章,各批次货物的发货、收货时间,发货数量,当期结欠货款金额等。

买卖合同纠纷是最常见的合同纠纷,涉及诸多交易领域,大多数企业或多或少都会遇到货卖出去了却收不回货款的情况。那么,企业在日常经营中如何预防呢?对于出卖方来说,最重要的就是保留合同从签订到履行各个阶段的证据。下面,让我们一起来看看卖方应注意留存哪些证据。

【买卖合同】

买卖合同是证明买卖双方之间存在合同交易关系的最直接证据。买卖合同一般包含以下条款:买卖双方当事人的名称和住所,标的物及其数量、质量,合同价款,履行期限、地点及方式,违约责任,争议解决,送达条款,律师费、诉讼费、保全费等为实现权利而必须支付的费用由违约方承担等条款。

【交货凭证:如送货单】

常见的交货凭证有送货单,送货单是卖方证明其履行交货义务的重要凭证。可以说送货单比合同重要,因为只有合同,并不能证明卖方履行了合同义务。送货单的规范填写对于出卖方来说十分必要,制作送货单时,需要注意以下问题:

1、确保收货人明确

买卖双方应在合同中注明相应的授权收货代表。卖方最好在送货单仓库人员签字后再找授权代表签字确认,确保收货人是合同约定的签收人。

2、送货单明细填写清楚、完整、正确

送货单最好清楚、完整、正确地填写送货单位、送货日期、送货单价、送货数量等。

卖方应注意

留存的证据

【结算凭证:如对账单】

买卖双方都应在结算周期内进行对账或结算,固定双方债权债务,结算周期由交易双方根据具体情况确定。实践中,可能存在经手人多、保管人员更换等情况,对账就显得尤为重要。

一份完整的对账单或结算凭证应清楚的记载以下内容:日期,总金额及构成明细,买方负责人签名及公司盖章,各批次货物的发货、收货时间,发货数量,当期结欠货款金额等。

【付款凭证:如发票】

开具发票一般来说是出卖方的合同附随义务,对于买受方来说则一般会在合同中约定出卖方先开具发票,买受方再付款。

虽然发票可以查到其抵扣的记录,但是对于出卖方来说,在发票管理中一定要注意:发票开具是按买方的要求正确开具;发票送交买受方时,有财务人员或指定人员进行签收并出具签收证明,明确收到的发票份数及发票金额。

【质量合格凭证】

质量合格凭证主要包括质量合格证明、质量验收证明、结算凭证等,意在证明卖方是否交付了质量合格的标的物。如不合格,则买方有权抗辩以减少价款或反诉主张违约金等。

【往来记录】

现在企业之间沟通方式多种多样,注意好留存信息,包括但不限于传真、短信、微信、QQ、电话、邮件等往来记录。

【催款记录】

在经过对账之后,买方仍无法及时付款的,卖方可要求买方出具欠条,载明结欠货款的实际金额、欠款发生的时间段、付款的期限、逾期利息或者违约金等事项,由买方签字确认并留存买方的身份证复印件。

结语

买卖作为最常见的交易形式,买卖合同纠纷发生的可能性难以消除。企业进行买卖合同纠纷证据预备规划,有助于防控法律风险和解决争议,将此措施分散于合同管理和销售、生产、财务等流程控制,较具有管理价值和商业价值。

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